如何使用這份清單
先用客戶角度走一次查詢流程，再對照公司內部實際發生什麼。應先補好清晰度、負責人和追蹤缺口，再考慮 CRM、自動化或新網站功能。
資源
網站查詢與跟進清單
協助中小企業檢查網站查詢是否清楚、可追蹤，而且有可靠跟進流程。
網站查詢要真正有用，必須送到正確負責人、有足夠資料，而且有人按時跟進。你可以用這份清單先檢查從表格提交到客戶回覆的路徑，再決定是否需要改網站或加工具。
討論這份清單網站查詢
適合誰使用
- 透過網站表格或 email 收查詢的本地服務型企業。
- 擔心團隊忙碌時會漏覆潛在客戶的負責人。
- 網站表格收集資料太少、太多，或問題不夠清楚的公司。
- 需要把網站查詢到後續跟進交接整理得更清楚的團隊。
Checklist
- 1確認每個查詢表格在 desktop 和 mobile 都正常運作。
- 2檢查表格問題是否收集到足夠資料，方便作出有用回覆。
- 3移除不必要欄位，避免訪客因表格太長而放棄提交。
- 4確保客戶提交後會看到清楚確認訊息。
- 5把查詢通知送到有人監察的 inbox 或負責人，而不是閒置 email。
- 6把查詢記錄在一個地方，避免散落不同 inbox。
- 7指定誰負責回覆，以及第一個回覆被漏掉時誰負責跟進。
- 8為團隊訂下實際可行的回覆時間期望。
- 9使用簡單狀態，例如 new、replied、waiting、booked 或 closed。
- 10每月檢視遺漏、延誤或質素較低的查詢。
什麼時候應該尋求協助
- 查詢有收到，但團隊看不到誰已回覆或下一步是什麼。
- 客戶表示已提交表格，但公司沒有收到通知。
- 網站表格、inbox、spreadsheet 和跟進流程互相對不上。
- 在考慮 CRM 或自動化前，你需要先建立簡單查詢工作流程。
FAQ
為什麼網站查詢會被遺漏？
常見原因包括通知送錯地方、沒有人明確負責，或第一次回覆後沒有繼續追蹤狀態。
每間公司都需要 CRM 處理查詢嗎？
不一定。查詢量或複雜度增加時 CRM 可以有幫助，但清楚負責人、狀態和跟進習慣應該先建立。
網站查詢表格應該有多少欄位？
欄位應足夠讓團隊理解需求並作出有用回覆，但不應要求對第一次對話沒有必要的資料。
客戶提交表格後應該發生什麼？
客戶應看到確認訊息，團隊應收到可靠通知，而查詢亦應被記錄並有清楚下一步。